Verhuiscoordinator
Een verhuiscoordinator is de contactpersoon die een bedrijfsverhuizing aan de kant van het bedrijf leidt: hij of zij beheert het draaiboek, houdt contact met het verhuisbedrijf en beantwoordt vragen van medewerkers.
Wat doet een verhuiscoordinator?
Een bedrijfsverhuizing heeft veel betrokkenen: directie, afdelingen, ICT, het pand, de verhuurder en het verhuisbedrijf. De verhuiscoordinator is het aanspreekpunt in het midden. Hij of zij zorgt dat alle onderdelen op elkaar aansluiten.
De taken zijn praktisch. De coordinator beheert het verhuisdraaiboek, bewaakt de termijnen, informeert medewerkers en neemt beslissingen als er iets afwijkt van het plan.
Wie wordt verhuiscoordinator
Dat is meestal iemand van facilitair beheer, office management of een directeursassistent. Het hoeft geen verhuisdeskundige te zijn. Het moet wel iemand zijn die tijd heeft, het bedrijf kent en beslissingen mag nemen of snel kan laten nemen.
Bij een grote verhuizing kan het een tweetal zijn, met een vervanger voor de verhuisdag. Bij een kleine verhuizing combineert de eigenaar de rol met zijn andere werk.
Een voorbeeld
Stel, een kantoor met zestig medewerkers verhuist in een weekend. De coordinator stuurt vier weken vooraf een bericht met de datum en de inpakinstructies. Twee weken vooraf deelt zij de plattegrond. Een dag vooraf controleert zij met de verhuisploeg of alles klaarstaat. Op de verhuisdag is zij aanwezig en bereikbaar. Alle vragen lopen via haar, en medewerkers hoeven niet zelf te bellen.
Een draaiboek op de dag zelf
Op de verhuisdag is de coordinator het eerste aanspreekpunt. Een medewerker die een doos kwijt is, een lift die niet werkt of een meubel dat niet past: alles komt bij haar terecht. Daarom heeft zij de plattegrond, het draaiboek en de telefoonnummers van de ploeg bij zich. Ze neemt beslissingen of schakelt direct met de directie.
Na afloop controleert zij samen met de afdelingen of alles op de juiste plek staat en noteert wat nog moet gebeuren. Zo is er een duidelijke afsluiting.
Waar u op let
- Geef de coordinator tijd. Een verhuizing als bijzaak gaat mis.
- Leg vast wie beslist bij een afwijking, en wie vervangt als de coordinator ziek is.
- Neem medewerkers mee: leg uit waarom en wanneer, en geef een plek voor vragen.
- Laat de coordinator samenwerken met de ICT-beheerder, zie ICT-verhuizing.
Wat Nieuw Begin hiermee doet
Bij een bedrijfsverhuizing heeft u bij ons één contactpersoon, ook op de dag zelf. Die werkt samen met uw coordinator. Meer over de rol van medewerkers leest u in de blog medewerkers meenemen in de kantoorverhuizing.
Veelgestelde vragen over verhuiscoordinator
Moet elk bedrijf een verhuiscoordinator hebben?
Bij een kleine verhuizing kan de eigenaar het zelf doen. Vanaf een paar afdelingen of tientallen werkplekken is een vaste coordinator verstandig, omdat er te veel losse afspraken zijn om bij te houden.
Wat is het verschil met een projectleider?
Een projectleider stuurt het hele project en het budget. Een verhuiscoordinator regelt de uitvoering en de communicatie rond de verhuizing. In een klein bedrijf is het vaak dezelfde persoon.
Hoeveel tijd kost het coordineren van een verhuizing?
Dat hangt af van de grootte. In de weken voor de verhuisdag kost het al snel een of twee dagen per week. Op de verhuisdag zelf is de coordinator de hele dag nodig en bereikbaar.
Verwante termen
Meer over zakelijk
Lees verder in de blog
Wat klanten over ons zeggen
Wat een top gasten. Duidelijke en zeer vriendelijke communicatie over alles: aankomsttijd, verwachtingen, geschatte werktijd enzovoort. Geen verassingen achteraf en heel blij. Fijn gelachen en met zorg omgegaan met ons en onze spullen.
Verhuisbedrijf een nieuw begin. Wat een toppers beleefd en geweldig snel. Zo behulpzaam, geen vraag was te veel en voor alles hadden ze wel een oplossing. Zij deden echt alles van begin tot eind. Zonder hen was het mij niet gelukt.
Net en professioneel team van verhuizers. Die keihard hun best doen en zichzelf amper tijd geven voor een pauze. En zorgvuldig je spullen behandelen tijdens de verhuizing. Maar ook complimenten voor het goede regelen en duidelijke communicatie.
Klaar voor uw nieuwe begin?
Vertel wat er mee moet en waarheen. Wij bellen u terug, en binnen 24 uur na dat gesprek ligt de offerte in uw mail.
- U betaalt alleen de gewerkte uren
- Demontage en montage inbegrepen
- Vaak dezelfde dag nog een reactie