Verhuisdraaiboek
Een verhuisdraaiboek is het stappenplan voor een bedrijfsverhuizing, waarin staat wie wat doet, wanneer en in welke volgorde, van de bezichtiging tot de eerste werkdag op het nieuwe adres.
Wat is een verhuisdraaiboek?
Een verhuisdraaiboek is een document waarin u de hele verhuizing vastlegt. Het bevat taken, termijnen, verantwoordelijken en contactgegevens. Iedereen die bij de verhuizing betrokken is, werkt met dezelfde versie.
Het is geen offerte en geen contract. Een draaiboek gaat over uitvoering. Het beantwoordt de vragen wat er gebeurt, door wie en op welk moment.
Wat staat erin
Een goed draaiboek heeft vaste onderdelen:
- De datum en tijden, met de uren waarop de ploeg komt en gaat.
- De volgorde per afdeling, zie planning per afdeling.
- De plattegrond van het nieuwe pand met de bestemming per werkplek.
- De namen en telefoonnummers van alle contactpersonen.
- De afspraken over ICT, archief, lift, laadplek en toegang.
- Een lijst van wat u nog moet regelen, met een datum.
Een voorbeeld per fase
| Fase | Wat gebeurt er |
|---|---|
| Weken ervoor | Bezichtiging, offerte, plattegrond, opzeggen en aanvragen |
| Dagen ervoor | Inpakken, labelen, back-ups, liftafspraak |
| Verhuisdag | Laden, vervoeren, neerzetten volgens de plattegrond |
| Na de verhuizing | Aansluiten, controleren, adreswijzigingen, oplevering oude pand |
Wie doet wat
Een verhuisdraaiboek heeft drie soorten gebruikers. De coordinator beheert het document en beantwoordt vragen. De afdelingscontactpersonen zorgen dat hun medewerkers op tijd klaar zijn. De verhuisploeg gebruikt de planning van de verhuisdag om de volgorde te bepalen.
Voor elke taak staat een naam en een datum. Een taak zonder naam wordt niet gedaan. Een taak zonder datum wordt te laat gedaan. Dat klinkt eenvoudig, maar het is waar de meeste verhuizingen vastlopen.
Per fase zet u erbij wie verantwoordelijk is. In de fase na de verhuizing staat bijvoorbeeld ook het opleveren van het oude pand, zie oplevering pand.
Waar u op let
Een draaiboek werkt alleen als het wordt bijgehouden. Wijzigt er iets, dan past u het aan en stuurt u het opnieuw naar iedereen. Wijs daarom een verhuiscoordinator aan die het draaiboek beheert.
Houd het kort. Een draaiboek van twintig pagina’s wordt niet gelezen. Een lijst per fase op een paar pagina’s wel.
Wat Nieuw Begin hiermee doet
Wij hebben een verhuisdraaiboek voor een bedrijfsverhuizing dat u online kunt afvinken of als PDF kunt downloaden. Meer uitleg per stap staat in de blog checklist voor een kantoorverhuizing.
Veelgestelde vragen over verhuisdraaiboek
Is een verhuisdraaiboek hetzelfde als een verhuischecklist?
Niet helemaal. Een checklist is een lijst met taken om af te vinken. Een draaiboek bevat ook de volgorde, de tijden, de verantwoordelijken en de contactgegevens. Een checklist kan een onderdeel van een draaiboek zijn.
Wie maakt het verhuisdraaiboek?
Meestal de verhuiscoordinator van het bedrijf, samen met het verhuisbedrijf. Het verhuisbedrijf levert de planning van de verhuisdag, het bedrijf zelf voegt ICT, archief en afspraken met het pand toe.
Wanneer begint u met een draaiboek?
Zodra de verhuisdatum vaststaat. Voor een kantoorverhuizing is dat vaak enkele maanden vooraf. Een eerste versie kan klein zijn, en groeit mee tot de verhuisdag.
Verwante termen
Meer over zakelijk
Lees verder in de blog
Wat klanten over ons zeggen
Wat een top gasten. Duidelijke en zeer vriendelijke communicatie over alles: aankomsttijd, verwachtingen, geschatte werktijd enzovoort. Geen verassingen achteraf en heel blij. Fijn gelachen en met zorg omgegaan met ons en onze spullen.
Verhuisbedrijf een nieuw begin. Wat een toppers beleefd en geweldig snel. Zo behulpzaam, geen vraag was te veel en voor alles hadden ze wel een oplossing. Zij deden echt alles van begin tot eind. Zonder hen was het mij niet gelukt.
Net en professioneel team van verhuizers. Die keihard hun best doen en zichzelf amper tijd geven voor een pauze. En zorgvuldig je spullen behandelen tijdens de verhuizing. Maar ook complimenten voor het goede regelen en duidelijke communicatie.
Klaar voor uw nieuwe begin?
Vertel wat er mee moet en waarheen. Wij bellen u terug, en binnen 24 uur na dat gesprek ligt de offerte in uw mail.
- U betaalt alleen de gewerkte uren
- Demontage en montage inbegrepen
- Vaak dezelfde dag nog een reactie